突然届いた同窓会の案内。
忙しい毎日では、わざわざ返信ハガキを出したり、あれこれ頭を悩ませて「どうやって返事をしようか…」考える時間も惜しいですよね。かと言って「出れません」と一言LINEで送るだけで済ませてしまってよいものなのか、悩んでいる方も多いでしょう。欠席連絡をLINEで送る際にどのような注意点があるのかについて、詳しく見ていきましょう。
LINEで同窓会の連絡が来た場合
幹事がとくに親しい友人だったり、LINEグループを通じて同窓会の案内が来た場合は、LINEで気軽に返信しても大丈夫でしょう。
ただし、幹事が「出欠はグループLINEでお願いします」と指示していない場合は、幹事の個別LINEで事前に連絡しましょう。他の参加者に出欠状況を知られたくない場合があるので、ご注意くださいね。
一方、同窓会の案内がはがきで届いた場合は、LINEで返信するのは避けるべきです。礼儀として大事なポイントですね。締め切り日時を過ぎないうちに、早めに返事を出しましょう。
LINE以外の欠席連絡方法
ハガキで返信する
同窓会の案内がはがきで届いた場合、返信用の往復はがきが同封されていることが多いです。特に大規模な同窓会では、この方法が一般的ですよね。この場合の欠席連絡は、はがきに欠席の旨を書いて返送するだけ。注意すべき点としては、案内を送ってくれた感謝の言葉を添えたり、「御欠席」「御芳名」「御住所」などの「御」や「御芳」といった敬称を二重線で消すことが、良いマナーとされています。冠婚葬祭の招待状の返信と同じで、礼儀として大切なことですよね。
電話で断る
まれにですが、同窓会の幹事に電話で直接欠席を伝える方法もあります。関係性の深い友人であれば、おしゃべりついでに電話してみるのも良いでしょう。
しかし、幹事が大人数の出欠を管理する場合、文面での方が出欠の管理をしやすく、リアルタイムで通話する手間もかかりません。よほど急ぎで欠席連絡を伝えなければならない状況でなければ、電話は避けた方が無難です。
同窓会に行かないと決めたら、なるべく早く欠席を伝えることが大切ですね。ギリギリに断るのは失礼ですし、幹事にとっても大変な負担となります。
同窓会に参加しない場合の断り方と例
同窓会に参加しない場合、どのように断れば良いでしょうか。以下にいくつかの状況別の例を挙げますね。
仕事が理由の場合
仕事が理由で参加できない場合、以下のような文面が無難です。
- 「誠に残念ですが、仕事の都合で参加できません」
- 「どうしても外せない用事があり、今回は欠席します」
- 「日程の調整がつかず、残念ですが欠席いたします」
最後に幹事への感謝の気持ちを添えると良いでしょう。
育児が理由の場合
赤ちゃんや小さな子どもがいる場合、以下のように伝えることができます。
- 「子どもがまだ小さいため、今回は欠席させていただきます」
- 「家事・育児の都合で参加できません」
体調不良が理由の場合
体調が優れない場合も、正直に伝えることが大切です。
- 「最近、体調がすぐれず、今回は参加できません」
- 「怪我をしており、伺うのが難しいです」
- 「体調を崩しているため、欠席いたします」
遠方にいる場合
遠方に引っ越したり単身赴任している場合は、以下のように伝えます。
- 「遠方に住んでいるため、今回は参加できません」
- 「○○に引っ越したため、欠席します」
転勤や結婚で遠方に住む人も多いため、よく挙げられる欠席理由の一つです。
冠婚葬祭が理由の場合
冠婚葬祭は重要な行事です。特に葬儀など急を要する場合は、早めに幹事に連絡しましょう。
- 「親族の結婚式のため、今回は参加できません」
- 「その日は先約があるため、大変申し訳ございませんが欠席いたします」
幹事への感謝
同窓会の幹事は日程調整や出欠確認、会場手配など大変な作業をこなしています。幹事への感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
- 「会場の手配や連絡、本当にお疲れ様です」
- 「同窓会のご案内、ありがとうございます」
- 「楽しい同窓会をお過ごしください」
幹事への労いの言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができますよね。
また、他の参加者への配慮も示すことも大切です。
- 「今回は参加できず非常に申し訳ないのですが、○○にて大変お世話になった○○先生、メンバーの皆様によろしくお伝えいただけますと幸いです」
といったように、会いたかったが今回は叶わなかったことを伝えるのも良いでしょう。
まとめ
同窓会の欠席連絡をLINEで伝えても良いのかについて解説しました。LINEで案内が来た場合は、そのままLINEで返信しても問題ありません。ただし、正式なはがきや封書で案内が届いた場合は、礼儀としてはがきで返送しましょう。
毎日忙しいと、同窓会の出欠返信すら手間に感じてしまうこともあるかもしれません。そんな時こそ、同窓会を企画し準備を進めてくれている幹事や、お世話になった恩師を思い出して、感謝の気持ちをこめて返信を考えてみてくださいね。
